Faktury kosztowe w KSeF: dlaczego nikt ich nie widzi i jak to zmienić
Do niedawna faktura kosztowa przychodziła mailem albo pocztą. Ktoś ją otwierał, przekazywał osobie, która zamawiała, i odkładał dla biura. Od 1 lutego 2026 roku każda firma odbiera faktury w KSeF, a KSeF nikomu ich nie doręcza. Faktury leżą tam, dopóki ktoś po nie nie sięgnie, a w wielu firmach tym kimś jest dopiero biuro rachunkowe pod koniec miesiąca. Ten tekst wyjaśnia, skąd bierze się ta luka, co z niej wynika i jak ją zamknąć.
Co się zmieniło, gdy faktury przeszły do KSeF
Mail z fakturą miał adresata. Nawet jeśli trafiał do wspólnej skrzynki, ktoś go widział, a skrzynka sama przypominała o nieprzeczytanej wiadomości. Faktura w KSeF nie ma adresata: jest przypisana do numeru NIP firmy, a nie do osoby.
- Nikt nie dostaje znaku, że przyszła. KSeF nie wysyła maila ani wiadomości o nowej fakturze. Żeby ją zobaczyć, trzeba do niego zajrzeć albo mieć program, który zagląda za firmę.
- Mail od dostawcy znika po cichu. Część dostawców nadal dosyła wydruk faktury mailem, ale nie musi. Firma, która czeka na maile, przestaje widzieć faktury stopniowo, dostawca po dostawcy, i długo tego nie zauważa.
- Faktura jest otrzymana, choć nikt jej nie otworzył. Przepisy uznają ją za otrzymaną w dniu nadania numeru w KSeF, a nie w dniu, w którym ktoś ją zobaczył.
- Dostęp ma wiele osób, obowiązek nikt. Do faktur w KSeF zaglądać może właściciel, pracownik z uprawnieniem i biuro rachunkowe. Gdy dostęp ma kilka osób, każda zakłada, że faktury przegląda ktoś inny.
KSeF rozwiązał dostarczanie faktur: żadna nie zginie w spamie ani w szufladzie i każda ma swój numer. Zostawił firmie to, co dzieje się z fakturą potem: kto ją sprawdzi, kto opisze, kto zatwierdzi i kiedy dostanie ją biuro. Co z tego wynika dla dat, korekt i uprawnień, wypisujemy w tekście o zmianach w obiegu faktur po KSeF.
Co dzieje się z fakturą, której nikt nie widzi
Dopóki dostawcy dosyłają wydruki mailem, zmiany prawie nie widać. Skutki przychodzą stopniowo, razem z każdym dostawcą, który przestaje to robić.
Praca spiętrza się przy zamknięciu miesiąca
Gdy faktury zauważa dopiero biuro, opis i akceptacja wszystkich faktur z miesiąca muszą się zmieścić w kilku dniach. Robią je wtedy wszyscy naraz, w pośpiechu, obok swojej zwykłej pracy.
Opis powstaje z pamięci
Kto zamawiał materiał trzy tygodnie temu, nie pamięta już, do którego zlecenia był. Opis brzmi wtedy „materiał” albo „usługa”, a biuro dzwoni z pytaniami. Jakie to pytania i jak odpowiedzieć na nie z góry, piszemy w tekście Jak opisać fakturę dla księgowej, żeby nie dzwoniła z pytaniami.
Akceptacja przenosi się do maila i na słowo
Ktoś pyta na komunikatorze, czy fakturę za transport można puścić, ktoś odpowiada „tak”. Po pół roku nie wiadomo, kto zatwierdził usługę, której nikt nie odebrał, bo odpowiedź leży w czyjejś skrzynce albo w telefonie osoby, która już nie pracuje.
Błędna faktura czeka na korektę dłużej
Faktury w KSeF nie da się odrzucić, a nabywca nie poprawi jej sam notą korygującą, bo tę możliwość zniesiono. Zostaje poprosić sprzedawcę o fakturę korygującą, a tej prośby nikt nie wyśle, dopóki ktoś nie zauważy błędu.
Ceny rosną bez świadków
Gdy faktury ogląda tylko księgowość, nikt nie zestawia ceny materiału z fakturą sprzed trzech miesięcy. Podwyżka o kilka procent przechodzi niezauważona, bo księgowa sprawdza, czy faktura jest poprawna, a nie, czy cena jest dobra.
Kto może pobierać faktury z KSeF
Faktury zakupowe da się pobierać na kilka sposobów. Każdy rozwiązuje inną część problemu.
| Sposób | Co daje | Czego nie daje |
|---|---|---|
| Aplikacja Podatnika KSeF, ręcznie | Bezpłatna, od Ministerstwa Finansów, działa w przeglądarce. | Ktoś musi pamiętać, żeby do niej wchodzić, a pobrane faktury rozesłać i opisać poza nią. |
| Program księgowy biura rachunkowego | Biuro ma faktury u siebie bez przepisywania i bez czekania na firmę. | Biuro widzi faktury, ale nie wie, na co poszły pieniądze. Opis i akceptacja dalej zostają po stronie firmy. |
| Program do fakturowania albo system ERP | Faktury zakupowe w tym samym miejscu co sprzedaż i magazyn. | Zakres obiegu i opisu różni się między programami, więc warto sprawdzić, czy jest akceptacja i opis przy pozycji. |
| Program do obiegu faktur | Faktury pobierają się same, trafiają do konkretnej osoby, a opis i akceptacja zostają przy fakturze. | Zwykle nie zastąpi programu do fakturowania ani księgowego, więc działa obok nich. |
Każda droga wymaga uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF. Pracownikowi i biuru nadaje je firma, biuru na jego NIP, a program łączy się tokenem albo certyfikatem z takim uprawnieniem. Sposoby się nie wykluczają. Biuro może pobierać faktury do swojego programu, a firma w tym samym czasie do programu, w którym je opisuje i zatwierdza. Ważne, żeby jedna osoba albo jeden program odpowiadał za to, że każda faktura zostanie zauważona. Jeśli szukasz programu, przydadzą się kryteria z tekstu Jak wybrać program do obiegu faktur kosztowych.
Pięć decyzji, które porządkują faktury kosztowe
Program pomaga, ale najpierw trzeba ustalić, kto za co odpowiada. Bez tego program pobierze faktury, które dalej nikogo nie obchodzą.
1. Kto odbiera faktury i jak często
Odbiera jedna osoba albo program, co najmniej raz dziennie. Gdy robi to osoba, potrzebuje zastępcy wskazanego z imienia, bo inaczej każdy urlop zatrzymuje faktury. Ta sama osoba odpowiada za faktury, które przychodzą poza KSeF, na przykład od dostawców zagranicznych.
2. Kto opisuje i jak szczegółowo
Opis zostawia ten, kto wie, po co był zakup, i to przy każdej pozycji, gdy faktura dotyczy kilku działów albo zleceń. Co powinien zawierać i gdzie go trzymać, skoro na fakturze z KSeF nie da się nic dopisać, opisujemy w tekście Opis merytoryczny faktury kosztowej: wzór dla firmy.
3. Kto zatwierdza i co z fakturą błędną
Ustal, kto akceptuje jakie faktury, w jakim terminie i kto prosi dostawcę o korektę. Najlepiej zapisać to w instrukcji obiegu. Wzór w trzynastu paragrafach, już z uwzględnieniem KSeF, znajdziesz w tekście Instrukcja obiegu faktur kosztowych po KSeF: wzór dla firmy.
4. Co i kiedy dostaje biuro
Faktury biuro często pobiera z KSeF samo. Od firmy potrzebuje czegoś innego: odpowiedzi, na co poszły pieniądze, czyli przeznaczenia, konta albo kategorii przy każdej pozycji, i informacji, kto fakturę zatwierdził. Termin ustal z biurem, licząc wstecz od dnia, w którym rozlicza ono Twój miesiąc.
5. Kto ma dostęp do KSeF
Uprawnienia nadaje i odbiera jedna osoba, która wie, kto je ma. Najłatwiej przeoczyć token, którym łączy się program: odebranie uprawnień osobie, która wygenerowała token, odbiera je także tokenowi. Gdy token wygeneruje pracownik, a potem odejdzie, faktury przestaną przychodzić do programu w dniu, w którym ktoś odbierze mu dostęp. Bezpieczniej wygenerować token jako firma albo osoba uprawniona do jej reprezentowania.
Zasady działania KSeF pochodzą z Podręcznika KSeF 2.0 Ministerstwa Finansów, a skutki odebrania uprawnień dla tokenu z jego części I. Datę otrzymania faktury określa art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, a noty korygujące zniesiono z dniem 1 lutego 2026 roku. Stan na 20 października 2026.