Jak wybrać program do obiegu faktur kosztowych
Odkąd faktury kosztowe przychodzą przez KSeF, wiele firm szuka programu, który je pobierze, przeprowadzi przez akceptację i przekaże biuru rachunkowemu. Oferty wyglądają podobnie, bo każda obiecuje „obsługę KSeF” i „elektroniczny obieg”. Różnice wychodzą dopiero w codziennej pracy. Poniżej dwanaście kryteriów, które pomagają je zobaczyć wcześniej, i pytania, które warto zadać na prezentacji.
Zanim zaczniesz porównywać
Zapisz, jak dziś wygląda droga faktury w Twojej firmie: kto ją odbiera, kto opisuje, kto zatwierdza, ile faktur miesięcznie przychodzi i czego biuro rachunkowe od was potrzebuje. Jeśli firma ma instrukcję obiegu faktur, to jest gotowa lista wymagań. Bez niej każda prezentacja wygląda dobrze, bo pokazuje to, co program robi, a nie to, czego Ty potrzebujesz.
Rozstrzygnij też jedno pytanie z góry: czy szukasz programu tylko do faktur kosztowych, czy pakietu, który wystawia też faktury sprzedażowe i prowadzi płatności. Pakiet oznacza jedną umowę, a program wąski zwykle prostsze wdrożenie i mniej uprawnień do Twojego KSeF.
Dwanaście kryteriów
1. Samodzielne pobieranie faktur z KSeF
KSeF nie zawiadamia nabywcy o nowej fakturze, więc program musi sam regularnie o nie pytać. Sprawdź, jak często to robi, czy pobierze faktury sprzed wdrożenia i co pokazuje, gdy KSeF nie odpowiada.
2. Sposób połączenia z KSeF
Program łączy się z KSeF tokenem albo certyfikatem KSeF. Tokeny miały przestać działać z końcem 2026 roku, ale Ministerstwo Finansów zdecydowało, że zostają na czas nieokreślony, więc ważniejsze od rodzaju jest to, czyje to poświadczenie, kto może je w każdej chwili unieważnić i co program nim robi. Program do faktur kosztowych nie potrzebuje niczego wystawiać w Twoim imieniu: token tworzy się z wybranymi uprawnieniami, a do pobierania faktur wystarcza sam dostęp do faktur.
3. Faktury spoza KSeF
Faktury od dostawców zagranicznych, a do końca 2026 roku także z kas rejestrujących i od najmniejszych sprzedawców, przychodzą poza KSeF. Zapytaj, czy program je przyjmie (mailem, z pliku, ze skanu) i czy przejdą ten sam obieg. Jeśli nie, ustal, gdzie będą obsługiwane.
4. Opis przy pozycji, nie przy fakturze
Jedna faktura potrafi mieć pozycje na różne cele, na przykład dwa telefony: dla zarządu i dla hali. Program, który pozwala opisać tylko całą fakturę, każe biuru zgadywać resztę. Więcej o tym w tekście Opis merytoryczny faktury kosztowej.
5. Plan kont biura rachunkowego
Jeśli faktury mają przychodzić do biura z kontem przy każdej pozycji, program musi znać Twój plan kont: przyjąć go z pliku eksportowanego z programu księgowego i pozwolić wybrać konto po numerze albo nazwie. Lista wpisywana ręcznie rozjedzie się z planem biura przy pierwszej zmianie.
6. Obieg, który układa firma
Sprawdź, czy etapy (na przykład opis, akceptacja kierownika, akceptacja właściciela) ustawiasz sam, czy wybierasz z gotowych schematów. Ważne szczegóły: kto pracuje na którym etapie, czy faktura sama trafia do właściwej osoby, czy da się wymagać konta i kategorii, zanim faktura pójdzie dalej, czy istnieją progi kwotowe i co się dzieje z fakturami osoby, która jest na urlopie albo odeszła.
7. Historia każdej faktury
Kto opisał, kto zmienił konto, kto zatwierdził i kto cofnął akceptację, z datą. Bez tego po roku nie odpowiesz na pytanie, dlaczego faktura poszła w koszty, a przy kontroli podatkowej takie pytanie może paść.
8. Przekazanie do biura rachunkowego
Zapytaj, w jakiej postaci biuro dostanie faktury: plik, który jego program przyjmie, osobny dostęp do programu, a może tylko PDF-y. Kluczowe jest to, co dzieje się po zmianie opisu faktury już wysłanej: czy program to zauważy i przekaże jako poprawkę, czy zmiana zostanie tylko u Ciebie.
9. Kto co widzi
Pracownik produkcji opisuje zużycie materiału, ale nie musi znać cen. Biuro rachunkowe potrzebuje wszystkiego. Sprawdź, czy uprawnienia da się ustawić osobom, a nie tylko całej firmie, i czy ukrycie kwot działa naprawdę, a nie tylko na ekranie.
10. Bezpieczeństwo i RODO
Faktury mówią o firmie wszystko: dostawców, ceny, marże. Minimum to logowanie dwuskładnikowe, umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), informacja, gdzie stoją serwery i kto z obsługi ma dostęp do faktur, oraz jasna procedura usunięcia danych, gdy zrezygnujesz.
11. Praca z telefonu
Kierownik, który zatwierdza faktury raz w tygodniu przy biurku, wstrzymuje cały obieg. Sprawdź na własnym telefonie, czy da się zatwierdzić fakturę i opisać pozycję bez instalowania aplikacji.
12. Cena, wdrożenie i wyjście
Porównuj koszt w skali roku dla swojej liczby faktur i osób: ceny bywają za firmę, za użytkownika albo za dokument. Dolicz wdrożenie i szkolenie. Zapytaj też, jak wygląda rezygnacja: czy dostaniesz swoje opisy i historię w pliku i jak szybko dane znikną z serwerów dostawcy.
Pytania na prezentację
Prezentację najlepiej przeprowadzić na własnej, prawdziwej fakturze z kilkoma pozycjami, a nie na danych demonstracyjnych dostawcy.
| Zapytaj | Po co |
|---|---|
| Pokażcie, jak opisać dwie pozycje tej faktury na dwa różne konta. | Sprawdza opis przy pozycji i plan kont. |
| Co zobaczy biuro, jeśli zmienię konto po wysłaniu faktury? | Sprawdza poprawki po eksporcie. |
| Co się stanie z fakturami osoby, którą wyłączę? | Sprawdza, czy obieg nie utknie. |
| Czym łączycie się z naszym KSeF i co możecie tym zrobić? | Sprawdza zakres uprawnień programu. |
| Czy ktoś z waszej obsługi może otworzyć naszą fakturę? | Sprawdza dostęp dostawcy do danych. |
| Jak dostaniemy nasze dane, gdy zrezygnujemy? | Sprawdza, czy da się odejść bez strat. |
Odpowiedź „to zależy od konfiguracji” jest w porządku, jeśli zaraz po niej dostawca tę konfigurację pokazuje.
Co z tej listy spełnia Kontir, a czego nie
Piszemy ten poradnik jako dostawca programu do obiegu faktur, więc uczciwie mówimy, gdzie jesteśmy na tej liście.
Spełniamy: samodzielne pobieranie faktur zakupowych z KSeF, także historii sprzed wdrożenia; opis, kategorię i konto przy każdej pozycji; plan kont wgrywany z pliku; etapy obiegu ustawiane przez firmę, z osobami przy etapach i wymaganiami, których nie da się pominąć; pełną historię faktury; paczki dla biura ze skoroszytem Excela i plikami CSV, z poprawkami po wysłaniu; ukrywanie kwot po stronie serwera; logowanie dwuskładnikowe; pracę z telefonu; usunięcie danych z ustawień.
Nie robimy: faktur spoza KSeF, faktur sprzedażowych, płatności ani progów kwotowych w akceptacji. Biuro rachunkowe dostaje plik, a nie bezpośrednie połączenie z jego programem. Jeśli któraś z tych rzeczy jest dla Ciebie warunkiem, powiemy to na prezentacji, zanim stracisz czas.
Informacje o KSeF pochodzą z Podręcznika KSeF 2.0 Ministerstwa Finansów i opisują stan na 19 października 2026.