Faktury czekają, aż ktoś zapyta
Ktoś musi wejść do KSeF, pobrać pliki i rozesłać je po firmie. W praktyce dzieje się to raz w miesiącu, gdy biuro upomina się o dokumenty.
Faktury zakupowe z KSeF
Faktury kosztowe z KSeF opisane, zatwierdzone i wysłane do biura, zanim ktokolwiek o nie zapyta.
Faktury zakupowe przychodzą z KSeF same. Przechodzą przez obieg, który ułożysz pod swoją firmę, a do księgowości trafiają z kontem, kategorią i opisem przy każdej pozycji. Firmy produkcyjne widzą przy tym, ile naprawdę płacą za materiał i ile kosztuje ich wyrób.
- Tylko odczyt z KSeF, nic nie wystawiamy
- Dwa składniki logowania dla każdego konta
- Łączysz się tokenem albo certyfikatem KSeF
- Wdrożenie z nami, nie z instrukcją
Problem
Faktury kosztowe trafiają do KSeF. Tylko że nikt ich tam nie ogląda.
KSeF rozwiązał dostarczanie faktur. Nie rozwiązał tego, co dzieje się z nimi potem: kto je sprawdza, kto zatwierdza, jak je opisać dla księgowości i czy cena w ogóle była dobra.
Akceptacja mailem i na słowo
„Czy ktoś zatwierdził fakturę za transport?” Odpowiedź leży w czyjejś skrzynce. Po pół roku nikt nie pamięta, kto puścił przepłaconą dostawę.
Księgowa dzwoni z pytaniami
Na jakie konto? Do czego był ten materiał? Faktura bez opisu to telefon, a każdy telefon to przerwana praca po obu stronach.
Ceny rosną po cichu
Dostawca podnosi cenę o kilka procent i nikt tego nie widzi, bo nikt nie zestawia faktur z ostatniego roku obok siebie.
Ta sama blacha pod czterema nazwami
„BLACHA DC01 2,0X1250X2500 ARK.” u jednego dostawcy, „BL. ZIMNOWALC. DC01 2MM” u drugiego. Bez wspólnej nazwy nie porównasz, kto sprzedaje taniej.
Cena z faktury bywa mylna
Cena sprzed rabatu, cena za opakowanie zamiast za sztukę, rabat dopisany osobną pozycją. Kto liczy z ceny jednostkowej, liczy źle.
Obieg faktury
Od pobrania z KSeF do paczki dla biura w niecałą minutę.
Opis dla księgowości
Biuro rachunkowe dostaje faktury opisane co do pozycji, a nie stos plików z pytaniami.
Każda pozycja ma konto, kategorię i przeznaczenie
- Twój plan kont. Wgrywasz go z pliku z programu księgowego albo wpisujesz. Przy fakturze wybierasz konto po numerze lub nazwie.
- Kategorie wydatków. Własny słownik z kolorami. Raport pokazuje, na co idą pieniądze, także bez katalogu materiałów.
- Opis przeznaczenia. Krótkie zdanie przy pozycji: zlecenie, wyrób, maszyna. Podpowiedź w polu ustawiasz sam.
- Hurtem, gdy trzeba. Dla całej faktury, dla zaznaczonych pozycji albo dla wielu faktur naraz spod listy.
Obieg, który układasz sam
- Własne etapy. Opis pozycji, akceptacja kierownika, akceptacja właściciela: tyle kroków, ile potrzebuje Twoja firma.
- Ludzie przy etapach. Faktura sama trafia do osoby, która na danym etapie pracuje. Każdy ma listę „Moje”.
- Wymagania, których nie da się obejść. Bez konta i kategorii przy każdej pozycji faktura nie pójdzie dalej. Etapu oznaczonego jako wymagany nie da się przeskoczyć.
- Pełna historia. Kto opisał, kto przekazał, kto zatwierdził i kto cofnął, z datą przy każdej zmianie.
Paczka dla biura rachunkowego
- Arkusz z dekretem. Faktury, dekret na konta i pozycje w jednym pliku Excela, z tymi samymi danymi w CSV.
- Każda faktura raz. Paczki mają numery, a faktura wysłana nie trafi do następnej bez Twojej decyzji.
- Poprawki oznaczone. Zmienisz konto po wysłaniu? Faktura wraca w kolejnej paczce jako poprawka, więc nic nie rozjedzie się z księgami.
- VAT według stawek. Z danych pełnych faktury, razem z terminem i formą płatności.
Dla firm produkcyjnych
Ile naprawdę płacisz za materiał, u kogo taniej i ile kosztuje Twój wyrób.
Pozycje z faktur przypisujesz do własnego katalogu materiałów. Raz podjęta decyzja obowiązuje każdą następną fakturę, a reszta liczy się sama.
Jedna nazwa dla jednej rzeczy
Podpowiadamy, które nazwy z faktur różnych dostawców to ten sam materiał. Kolejne faktury przypisują się same.
Historia ceny zapłaconej
Cena to wartość przez ilość, więc rabaty i ceny za opakowanie nie fałszują wyniku. Dostawców porównujemy tylko przy tej samej jednostce.
Pieniądze do odzyskania
Lista materiałów, które ktoś sprzedawał taniej, z kwotą, wyliczeniem i fakturami, z których ona pochodzi. Gotowy argument do negocjacji.
Koszt wyrobu przy dzisiejszych cenach
Skład produktu z materiałów z katalogu, koszt sztuki i to, który materiał podniósł go najbardziej. Na pulpicie widać zmianę z miesiąca na miesiąc.
Wdrożenie
Każdą nową firmę wdrażamy razem z nią, żeby było najwięcej korzyści przy najmniejszej pracy.
- 1
Rozmowa o Twojej firmie
Ustalamy, kto opisuje faktury, kto je akceptuje i czego potrzebuje Twoje biuro rachunkowe.
- 2
Ustawienie razem z nami
Kreator prowadzi przez połączenie z KSeF, etapy obiegu, zespół i pierwsze pobranie. Plan kont i kategorie wgrywamy od razu.
- 3
Wprowadzenie dla każdego
Każda nowa osoba dostaje krótkie wprowadzenie: po co jest każdy ekran i w jakiej kolejności się przez nie przechodzi.
- 4
Mniej klikania co tydzień
Pokazujemy reguły i decyzje hurtem, żeby powtarzalne faktury opisywały się prawie same.
Kto co widzi
Każdy w firmie widzi tyle, ile potrzebuje do swojej pracy.
Właściciel
Układa obieg i uprawnienia, akceptuje i widzi pełny obraz wydatków, dostawców i cen.
Biuro rachunkowe
Nie potrzebuje konta: dostaje paczki faktur opisanych kontami i kategoriami, z poprawkami oznaczonymi jako poprawki.
Zakupy
Opisują faktury swoich dostawców, widzą historię cen i wiedzą, z kim negocjować.
Produkcja
Przypisuje pozycje do materiałów i układa skład wyrobu bez wglądu w kwoty. Ukrywamy je po stronie serwera, nie tylko na ekranie.
Bezpieczeństwo
Faktury mówią o firmie wszystko. Dlatego pilnujemy ich jak skarbca.
Zabezpieczenia poniżej sprawdzamy testami, które próbują je obejść, a nie tylko czytaniem kodu.
Tylko odczyt z KSeF
Pobieramy wyłącznie faktury zakupowe. Niczego nie wystawiamy i niczego nie wysyłamy do KSeF w imieniu Twojej firmy.
Dostęp do KSeF w Twoich rękach
Token albo certyfikat KSeF wgrywasz sam i w każdej chwili możesz go unieważnić. Token i klucz certyfikatu przechowujemy zaszyfrowane i związane z Twoją firmą, więc poza nią są bezużyteczne.
Dwa składniki przy logowaniu
Hasło i kod z aplikacji w telefonie są obowiązkowe dla każdego konta. Zmiana hasła wylogowuje wszystkie inne urządzenia.
Firmy rozdzielone podwójnie
Dane każdej firmy oddziela aplikacja i osobno sama baza danych. Żeby cokolwiek wyciekło, musiałyby zawieść obie warstwy naraz.
Obsługa nie czyta faktur
Panel, z którego prowadzimy usługę, nie ma technicznej możliwości otwarcia Twojej faktury. To nie zakaz, tylko brak dostępu.
Usuniesz dane, kiedy zechcesz
Właściciel zleca usunięcie danych albo całego konta firmy z ustawień, po potwierdzeniu hasłem. Kopie zapasowe żyją najwyżej 30 dni. Działamy jak podmiot przetwarzający w rozumieniu RODO.
Terminy KSeF
KSeF zmienia się szybciej niż nawyki. Jesteśmy gotowi na każdy etap.
Odbiór faktur w KSeF obowiązkowy dla wszystkich firm. Duże firmy wystawiają w nim od lutego, pozostałe od kwietnia, a najmniejsze najpóźniej od 2027 roku. Faktury od dostawców zagranicznych zostają poza KSeF.
Koniec okresu przejściowego. Do tego dnia faktury z kas rejestrujących i od sprzedawców, których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, mogą jeszcze przychodzić poza KSeF.
Numer KSeF obowiązkowy w przelewach między czynnymi podatnikami VAT i możliwe kary za niedopełnienie obowiązków KSeF. Logowanie się nie zmienia: tokeny zostają na czas nieokreślony, więc łączysz się tokenem albo certyfikatem.
Bezpłatna prezentacja
Pokażemy to na przykładzie Twojej firmy.
Pół godziny online, bez opłat i bez zobowiązań. Zobaczysz obieg, opis dla księgowości i kontrolę cen na przykładzie podobnym do Twojego, a potem razem ocenimy, czy to ma sens u Ciebie.
- Termin dopasujemy do Ciebie, odezwiemy się w ciągu jednego dnia roboczego.
- Nie zmieniasz programu księgowego ani programu do fakturowania.
- Wdrożenie robimy razem z Tobą.
Pytania
Zanim zapytasz.
Czy muszę zmienić program księgowy albo do fakturowania?
Nie. Zajmujemy się wyłącznie fakturami kosztowymi: ich obiegiem, opisem i kontrolą. Biuro rachunkowe dostaje arkusz z dekretem, a faktury sprzedażowe wystawiasz tam, gdzie dotąd.
Czy pobieracie faktury sprzedażowe?
Nie. Pobieramy tylko faktury, na których Twoja firma jest nabywcą. To świadomie wąski zakres: mniej uprawnień to mniej ryzyka.
Kto zobaczy moje faktury?
W aplikacji wyłącznie osoby z Twojej firmy, którym nadasz dostęp, i tylko w zakresie, który im ustawisz. Panel, z którego prowadzimy usługę, nie ma dostępu do treści faktur. Do samego serwera mają dostęp wyłącznie wyznaczeni administratorzy, na podstawie umowy powierzenia.
Czym połączę Kontir z KSeF?
Najprościej tokenem z Aplikacji Podatnika KSeF: wystarczy token z samym dostępem do faktur, wklejony w jedno pole. Działa też certyfikat KSeF. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że tokeny zostają metodą logowania do KSeF na czas nieokreślony. Przy wdrożeniu pomożemy wszystko podłączyć.
Czy muszę przypisywać każdą pozycję do materiału?
Nie. Obieg, opis kontami i kategoriami oraz paczki dla biura działają bez katalogu materiałów. Kontrolę cen i koszt wyrobu włączamy firmom, które chcą z nich korzystać.
Czy mogę pobrać faktury sprzed założenia konta?
Tak. Wybierasz rok albo całą historię od wejścia obowiązkowego KSeF, a my pobieramy ją w tle, zaczynając od najnowszych faktur.
Czy działa na telefonie?
Tak. Zatwierdzisz fakturę i opiszesz pozycję także z telefonu albo tabletu, bez instalowania aplikacji.
Co się stanie z danymi, gdy zrezygnuję?
Właściciel zleca usunięcie z ustawień. Z aplikacji dane znikają w ciągu kilku minut, z kopii zapasowych najpóźniej po 30 dniach. Oryginały faktur dalej leżą w KSeF, gdzie Ministerstwo Finansów przechowuje je przez dziesięć lat.