Dokument

Regulamin usługi

Ten regulamin opisuje, na jakich zasadach udostępniamy aplikację Kontir: co obejmuje usługa, czego potrzebujesz, żeby z niej korzystać, jak zawiera się i kończy umowę oraz jak zgłosić reklamację.

1. Kto świadczy usługę

Usługę świadczy właściciel serwisu Kontir, nazywany dalej usługodawcą. Usługobiorcą jest przedsiębiorca, który zakłada w aplikacji konto swojej firmy. Regulamin jest regulaminem w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

2. Co obejmuje usługa

Kontir to aplikacja internetowa do pracy z fakturami zakupowymi z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W ramach usługi udostępniamy:

• pobieranie faktur zakupowych z KSeF na podstawie poświadczeń, które przekazuje usługobiorca,
• obieg faktur między osobami w firmie, z etapami i akceptacją ustalonymi przez usługobiorcę,
• opis pozycji faktur: kategorie wydatków, konta z planu kont i opis przeznaczenia,
• przygotowanie paczki danych dla biura rachunkowego albo programu księgowego,
• zestawienia i raporty wydatków.

Kontir nie wystawia faktur, nie wysyła ich do KSeF i nie zastępuje programu księgowego. Nie jest też archiwum faktur: oryginały faktur ustrukturyzowanych przechowuje KSeF.

3. Wymagania techniczne

Do korzystania z aplikacji potrzebujesz:

• urządzenia z dostępem do internetu i aktualną wersją przeglądarki Chrome, Edge, Firefox albo Safari, z włączonymi ciasteczkami,
• adresu e-mail, na który przychodzą zaproszenia i wiadomości o koncie,
• aplikacji do kodów jednorazowych na telefonie (na przykład Google Authenticator albo Microsoft Authenticator), bo logowanie wymaga drugiego składnika,
• poświadczeń do KSeF swojej firmy, bo tylko stamtąd aplikacja pobiera faktury.

4. Zawarcie umowy i konto

Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia konta firmy: po przyjęciu zgłoszenia wysłanego formularzem rejestracji albo po założeniu konta przez nas na prośbę usługobiorcy. Wysyłając zgłoszenie, akceptujesz ten regulamin.

Pierwsze konto należy do właściciela firmy. Właściciel zaprasza kolejne osoby, nadaje im role i uprawnienia oraz odpowiada za to, kto ma dostęp do danych firmy. Hasło i drugi składnik logowania są osobiste: nie przekazuj ich innym osobom, a utratę telefonu albo podejrzenie przejęcia konta zgłoś nam niezwłocznie.

5. Zasady korzystania

Usługobiorca korzysta z aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem i z prawem. Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, próby uzyskania dostępu do danych innych firm, obciążanie usługi w sposób utrudniający korzystanie z niej innym oraz omijanie zabezpieczeń. W razie naruszenia tych zasad możemy zablokować dostęp do konta, o czym poinformujemy wraz z podaniem przyczyny.

6. Dane z KSeF i dane osobowe

Poświadczenia do KSeF przekazuje i może w każdej chwili usunąć usługobiorca. Przechowujemy je w postaci zaszyfrowanej i używamy wyłącznie do pobierania faktur zakupowych jego firmy. Za dostępność KSeF odpowiada Ministerstwo Finansów, a przerwy po jego stronie mogą opóźnić pobieranie faktur.

Dane osobowe zawarte w fakturach przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, na zlecenie usługobiorcy, który jest ich administratorem, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Dane osób zakładających konto i logujących się do aplikacji przetwarzamy jako administrator, na zasadach opisanych w polityce prywatności.

7. Odpłatność

Zakres usługi, cenę i warunki płatności przedstawiamy w ofercie przed zawarciem umowy. Bezpłatna prezentacja aplikacji nie zobowiązuje do zawarcia umowy.

8. Dostępność i odpowiedzialność

Dokładamy starań, żeby aplikacja działała bez przerw. Prace techniczne, które mogą ograniczyć dostęp, planujemy w godzinach najmniejszego ruchu i, gdy to możliwe, zapowiadamy z wyprzedzeniem.

Nie odpowiadamy za treść faktur, którą przekazali wystawcy, za przerwy w działaniu KSeF ani za skutki udostępnienia danych logowania osobom trzecim przez usługobiorcę. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

9. Reklamacje

Reklamację dotyczącą działania usługi zgłoś na adres obsługi podany przy zawarciu umowy. Opisz, czego dotyczy i kiedy wystąpił problem, i podaj adres e-mail konta. Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji, na adres, z którego przyszła.

10. Zakończenie umowy

Usługobiorca może zakończyć umowę w każdej chwili. Właściciel firmy robi to w aplikacji, w Ustawieniach, w zakładce usunięcia danych, gdzie może usunąć same dane albo całe konto firmy. Dane firmy usuwamy z bazy w ciągu kilku minut od zatwierdzenia, a z kopii zapasowych po upływie ich okresu przechowywania, czyli po około miesiącu. Zostaje wyłącznie protokół usunięcia (NIP, data i rodzaj czynności), przez 5 lat, żeby dało się wykazać wykonanie żądania.

Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30 dni wypowiedzenia, przesyłając je na adres e-mail właściciela firmy, a bez wypowiedzenia w razie rażącego naruszenia regulaminu.

11. Zmiany regulaminu

O zmianie regulaminu informujemy właścicieli firm e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Kto nie akceptuje zmian, może zakończyć umowę przed tym dniem.

12. Postanowienia końcowe

Do umowy stosuje się prawo polskie. Przedsiębiorcy będącemu osobą fizyczną, który zawiera umowę niezwiązaną bezpośrednio z jego działalnością zawodową, przysługuje ochrona przewidziana dla konsumentów w zakresie, w jakim przyznają ją przepisy. Ostatnia zmiana: 12 października 2026.